Firmenumzug

Firmenumzug planen und organisieren:

1. Bestimmen Sie den Umzugstermin und den neuen Standort.
2. Überprüfen Sie den Mietvertrag und die Anforderungen an den neuen Standort.
3. Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
4. Wählen Sie ein Umzugsunternehmen und vereinbaren Sie den Umzugstermin.
5. Übertragen Sie die Adressänderung an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner.
6. Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Umzug und besprechen Sie mögliche Arbeitsunterbrechungen.
7. Verpacken Sie alle Büroausstattung und Dokumente sorgfältig und kennzeichnen Sie die Kartons.
8. Übertragen Sie alle technischen Anschlüsse wie Strom, Wasser und Internet auf den neuen Standort.
9. Überprüfen Sie Ihre Versicherungen und anpassen Sie diese gegebenenfalls.
10. Gestalten Sie Ihren neuen Firmensitz ansprechend und laden Sie Kunden und Geschäftspartner zu einer Einweihungsfeier ein.

Ein erfolgreicher Geschäftsumzug setzt eine gründliche Vorbereitung voraus, um Ausfallzeiten zu minimieren und den Kundenservice während und nach dem Umzug aufrechtzuerhalten. Eine professionelle Planung und geschultes Personal sind dafür unerlässlich.

Die Checkliste Geschäftsumzug hilft Ihnen bei der optimalen Vorbereitung und kann für jedes Unternehmen unabhängig von Branche verwendet werden. Nicht relevante Punkte können gestrichen, erledigte Punkte abgehakt werden. Verwenden Sie die Checkliste im PDF-Format zum Drucken.

Vorbereitung:

1. Unterzeichnen eines neuen Mietvertrags, Anfrage des Einzugstermins
2. Kündigung des Mietvertrags unter Berücksichtigung der Fristen, ggf. Suche nach Nachmieter
3. Festlegung des Umzugstermins und Eintrag im Kalender
4. Vereinbarung von Umzugskosten und Termin mit Umzugsfirma, Bestätigung des genauen Termins
5. Vereinbarung von Termin und Kosten für Reinigung des alten Mietobjekts mit Umzugsfirma oder Reinigungsinstitut (vorzugsweise mit Abnahmegarantie)
6. Vereinbarung von Termin und Kosten für De- und Installation der EDV-Geräte und Anlagen mit Elektriker/Techniker, falls erforderlich
7. Organisation von Helfern für den Umzugstag
8. Meldung von Beschädigungen am Mietobjekt an die Versicherung / Verwaltung, ggf. Ausführung von Reparaturen
9. Besprechung und Vereinbarung von Renovierungs- / Umbauterminen am alten und neuen Objekt mit Handwerkern
10. Ausmessen des neuen Mietobjekts und Erstellung eines Möbelstellplans unter Berücksichtigung von Steckdosen, Radio/TV- und Telefonanschlüssen, Ausmessen von Fenstern für Vorhänge, Notieren von benötigten Büromöbeln, Teppichen und Beleuchtungen.

Adressänderung / Meldung / Kündigung:

1. Informieren der Mitarbeiter und Bekanntgabe der neuen Adresse
2. Mitteilung der neuen Adresse an Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten
3. Meldung des neuen Firmensitzes beim Kantonalen Handelsregisteramt für GmbH und AG
4. Ab-/Anmeldung bei der Gemeinde für Einzelunternehmen
5. Ummeldung bei der AHV Ausgleichskasse für Einzelunternehmen
6. Änderungen der Adresse auf Homepage und Internet-Verzeichnissen
7. Änderung der Adresse im Telefonbuch und Branchenverzeichnissen
8. Änderung der Adresse in laufenden Werbeaufträgen
9. Ummeldung der Telefone und Mobiltelefone per Umzugstermin
10. Kündigung des Radio/TV Kabelanschlusses, ggf.
11. Nachsendung der Post per Umzugstermin
12. Bestellung von Drucksachen und Firmenstempel mit neuer Adresse
13. Anfertigen von Firmenschildern

Wochen vor dem Umzug:

1. Verpackungsmaterial für den Umzug besorgen (am besten bei der Umzugsfirma bestellen)
2. Genug Umzugskartons, Ordnerkartons, Behälter und Kisten besorgen
3. Lager- und Abstellräume sowie Garagen frühzeitig räumen
4. Nicht mehr benötigte Sachen bereits verpacken und beschriften
5. Mobiliar und Geschäftsunterlagen aussortieren und defekte Gegenstände entsorgen
6. Ablesetag für Strom-, Wasser- und Gaswerk vereinbaren
7. Neue Büromöbel, Vorhänge, Beleuchtungskörper und Teppiche bestellen
8. Abschiedsparty für Geschäftskollegen organisieren

Woche vor dem Umzug:

1. Zeitpunkt für Abgabe des alten Mietobjektes mit Vermieter vereinbaren
2. Zeitpunkt für Übernahme des neuen Mietobjektes mit Vermieter vereinbaren
3. Parkplatz für Umzugswagen bei Verwaltung/Hauswartung reservieren (gegebenenfalls Ausnahmebewilligung bei Polizei einholen)
4. Transport von zerbrechlichen Gegenständen organisieren
5. Mobiliar und Gegenstände einpacken und beschriften
6. Schrauben- und Nagellöcher bereits zuspachteln
7. Schlüssel des alten Mietobjektes nachzählen
8. Geräte aus der Reparatur abholen
9. Geliehene Dinge wie Bücher, Videos, DVD, CD zurückbringen
10. Kühlschrank leeren (falls vorhanden).

Tag vor dem Umzug:

1. Parkplatz für Umzugswagen am alten und neuen Ort sperren lassen
2. Neues Mietobjekt übernehmen (falls möglich) und Übernahmeprotokoll erstellen
3. Wertsachen und Dokumente an einem sicheren Ort verwahren
4. Genügend Bargeld vom Konto abheben
5. Verpflegung für den Umzugstag organisieren
6. Kühlschrank ausschalten und abtauen (falls nötig)
7. Beleuchtung für die Räume am neuen Ort bereitstellen (falls erforderlich)
8. Werkzeuge, Notfall-Apotheke, Taschenlampe, WC-Papier, Abfallsäcke, Seife und Tücher bereitlegen, getrennt transportieren
9. Mobiliar zerlegen und für den Transport vorbereiten, alle Kartons beschriften
10. Schlüssel für die Abgabe des Mietobjektes bereitlegen
11. Putzmaterial und Geräte bereitstellen (falls selbst gereinigt wird)

Umzugstag am alten Ort:

1. Schutzmatten auf empfindlichen Böden auslegen
2. Zerbrechliche und gefährliche Gegenstände im eigenen Fahrzeug transportieren
3. Umzugsteam auf Besonderheiten hinweisen und instruieren
4. Technische Geräte und Anlagen demontieren
5. Lager- und Abstellräume mit zügeln
6. Keller, Estrich und Garagen räumen (falls vorhanden)
7. Reinigungsmittel zurücklassen (falls keine Reinigungsfirma bei Abgabe des Mietobjektes anwesend ist)

Umzugstag am neuen Ort:

1. Neues Mietobjekt übernehmen (falls nicht am Vortag möglich) und Übernahmeprotokoll erstellen
2. Räume auf Beschädigungen prüfen vor dem Einzug
3. Beleuchtungen installieren
4. Schutzmatten auf empfindlichen Böden auslegen
5. Werkzeuge, Notfall-Apotheke, Taschenlampe, WC-Papier, Seife und Tücher bereitlegen
6. Möbelstellplan in jedem Raum anbringen und Räume beschriften
7. Technische EDV-Geräte und Anlagen installieren
8. Umzugsgut-Beschädigungen der Umzugsfirma sofort melden

Abgabe des Mietobjektes:

1. Gründliche Reinigung aller Räume, einschließlich Lager- und Abstellräume sowie Garagen (falls vorhanden).
2. Hinweis für Reinigungsmittel zur Nachreinigung zurücklassen, falls keine Reinigungsfirma bei der Abgabe anwesend ist.
3. Briefkasten leeren und alle Firmenschilder entfernen.
4. Strom-, Wasser- und Gaszähler ablesen, um Kontrolle durchzuführen.
5. Überprüfung aller Räume und Schränke auf vergessene Gegenstände.
6. Rückgabe aller Schlüssel des Mietobjektes.
7. Erstellung des Abgabeprotokolls zusammen mit dem Vermieter und Überprüfung aller festgestellten Mängel.
8. Meldung von Schäden am Mietobjekt an die Versicherung.
9. Verlangen von Vermieter für definitive Heizkostenabrechnung.
10. Vereinbarung des Rückzahlungstermins der Kaution mit dem Vermieter.

Am neuen Ort:

1. Anbringung von Firmenschildern am Hauseingang, Briefkasten und Hausglocke.
2. Aufstellung von Reklametafel und Leuchtreklame.
3. Ablesen der Strom-, Wasser- und Gaszähler zur Kontrolle.
4. Überprüfung der Telefon-, Fax- und Internetanschlüsse.
5. Abholung von deponierten Wertsachen und Dokumenten.
6. Schriftliche Meldung von Mängeln am neuen Mietobjekt innerhalb von 14 Tagen nach Mietbeginn (Einschreiben).
7. Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Versicherungen.
8. Vorstellung bei Nachbarn durch Einladung zu einem Apéro.
9. Aufmerksamkeit auf den neuen Firmensitz durch spezielle Aktion für Kunden machen.